領収書等のスキャナ保存制度の見直しについて

 領収書や契約書、見積書や請求書と言った書類は、紙で7年間保存することが決められています。スキャナーでデータとして保存できれば、かさばる過去の書類を残しておく必要はなくなります。今までもスキャナ保存はできたのですが、要件が厳しく中小企業や個人事業者においてはとてもその手間に見合うものではありませんでした。

平成27年税制改正において、税務関係書類に係るスキャナ保存制度について見直しが行われ、平成27年9月30日以後の承認申請について適用されております。

1.対象書類
スキャナ保存の対象となる契約書及び領収書に係る金額基準(現行:3万円未満)を廃止。
 重要書類(契約書・領収書等をいう。以下同じ。)については、適正な事務処理の実施を担保する規程の整備と、これに基づき事務処理を実施していること(適正事務処理要件を満たしていること)をスキャナ保存に係る承認の要件とする。
(注)上記の「適正事務処理要件」とは、内部統制を担保するために、相互けん制、定期的なチェック及び再発防止策を社内規程等において整備するとともに、これに基づいて事務処理を実施していることをいう。

2.業務処理後に保存を行う場合の要件
重要書類について、業務処理後にスキャナ保存を行う場合に必要とされている関係帳簿の電子保存の承認要件を廃止。

3.電子署名要件
スキャナで読み取る際に必要とされている入力者等の電子署名を不要とし、タイムスタンプを付すこととするとともに、入力者等に関する情報の保存を要件とする。

4.大きさ情報・カラー保存要件
重要書類以外の書類について、スキャナで読み取る際に必要とされているその書類の大きさに関する情報の保存を不要とするとともに、カラーでの保存を不要とし、グレースケール(いわゆる「白黒」)での保存でも要件を満たすこととする。

以上のように要件は緩和されておりますが、必ず適用3か月前までに承認申請が必要となり、都合のいい時期に遡って制度を利用できませんのでご留意ください。

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